Política de tratamiento de datos

De acuerdo con lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la sociedad FINANCIAL SYSTEMS COMPANY SAS, en su calidad de responsable del tratamiento de datos, adopta los siguientes lineamientos generales en esta materia:

1. Datos Generales

Es responsable del tratamiento de los datos la sociedad colombiana FINANCIAL SYSYTEMS COMPANY SAS, identificada con NIT 800.226.094-5 y domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C. (República de Colombia) en la Av. Pradilla 900 Este, Complejo empresarial Centro Chia Oficina 301.

Contacto: Camilo Andres Bello Duque, podrá ser contactada a la dirección antes señalada, a los teléfonos 861 6918 y a través del correo electrónico dataprotection@fsc-int.com.

2. Política del Tratamiento de los Datos

A través de esta política, FINANCIAL SYSTEMS COMPANY SAS, dando cumplimiento a la normativa vigente al respecto y a sus futuras modificaciones, hace efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.

La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales FINANCIAL SYSTEMS COMPANY SAS, como responsable de los datos obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la entidad hayan suministrado datos (en adelante “Titular del dato”).

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio ofrecido por FINANCIAL SYSTEMS COMPANY SAS, en atención a que el titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.

FINANCIAL SYSTEMS COMPANY SAS se encarga directamente del tratamiento de los Datos; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. En éste caso FINANCIAL SYSTEMS COMPANY SAS, exigirá a éste tercero la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos necesarios para la protección de los datos y su estricta confidencialidad.

3. Finalidad del Tratamiento de Datos

La autorización para el tratamiento de sus datos, permite a FINANCIAL SYSTEMS COMPANY SAS, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:

 

Validar la información de clientes
Adelantar las acciones de cobro y de recuperación de cartera
Transferir información a entidades gubernamentales en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013
Solicitar y recibir de otras entidades de carácter público y privado la información personal que reposa en sus bases de datos
Gestión de Capacitación
Gestión de Empleados
Finalidades varias - Fidelización de clientes
Finalidades varias - Gestión de estadísticas internas
Finalidades varias - Procedimientos administrativos
Finalidades varias - Remisión de información a los titulares relacionada con el objeto social de la organización
Finalidades varias - Campaña de actualización de datos e información cambios en el tratamiento de datos personales
Finalidades varias - Custodia y gestión de información y bases de datos
Gestión Financiera
Administración de sistemas de información, gestión de claves, administración de usuarios, etc.
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de clientes
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de cobros y pagos
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de facturación
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de proveedores y contratistas
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión Fiscal
Gestión contable, fiscal y administrativa - Históricos de relaciones comerciales
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de clientes
Relaciones comerciales con el exterior
Gestión de Marketing
Publicidad y prospección comercial - Prospección comercial
Publicidad y prospección comercial - Ofrecimiento de productos y servicios
Recursos humanos - Control de horario
Recursos humanos - Formación de personal
Recursos humanos - Gestión de nomina
Recursos humanos - Gestión de personal
Recursos humanos -Promoción y selección de personal
Seguridad - Seguridad
 

El alcance de la autorización comprende la facultad para que FINANCIAL SYSTEMS COMPANY SAS, le envíe mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, información de sus productos, información comercial, estado de cuenta, saldos, y demás información del interés del titular de la información, a través de correo electrónico, mensajes de texto al teléfono móvil, teléfono fijo, avisos en la página web, llamadas institucionales y demás medios electrónicos que se crean convenientes.

4. Derechos del titular de los datos

Las personas obligadas a cumplir estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:

 

Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento sea informado por medio del diligenciamiento del formulario de retiro de información de Bases de Datos, el cual se encuentra en la página web, de igual manera, se puede dar aviso por medio del correo electrónico dataprotection@fsc-int.com.
Acceder en forma gratuita a sus datos que hayan sido objeto de Tratamiento.
 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Sin embargo, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

 

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
Datos de naturaleza pública
Casos de urgencia médica o sanitaria;
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
 

5. Procedimiento para ejercicio de derechos por parte de titulares

Para ejercer estos derechos usted debe tener en cuenta la siguiente información:

 

Para consulta de datos, solicitud de la autorización o de información sobre el uso dado a los datos, usted puede realizar la consulta por escrito, de manera presencial y virtual; en las Oficinas FINANCIAL SYSTEMS COMPANY SAS. La consulta debe ser a través de comunicación dirigida a nombre FINANCIAL SYSTEMS COMPANY SAS, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia y el teléfono de contacto. De igual manera, se podrá solicitar información por medio del diligenciamiento del formulario de consulta de información de Bases de Datos, el cual se encuentra en la página web, de igual manera, se puede realizar el requerimiento por medio del correo electrónico (dataprotection@fsc-int.com).

Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de FINANCIAL SYSTEMS COMPANY SAS, relacionados con la Protección de Datos, usted puede realizar la solicitud por escrito y de manera presencial en las Oficinas correspondientes. La solicitud o reclamo debe realizarse a través de comunicación dirigida a nombre FINANCIAL SYSTEMS COMPANY SAS, con el nombre completo del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de residencia, el teléfono de contacto y se deben anexar los documentos que se quiera hacer valer.

Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
 

6. Medidas de seguridad adoptadas con relación al tratamiento de datos.

FINANCIAL SYSTEMS COMPANY SAS, informa a los Titulares de Datos Personales que como parte integral de su política de calidad y seguridad contenida en su Sistema de Gestión de Calidad y Seguridad (SGCS) certificado por las normas ISO 9001:2015 y en especial la ISO 27001:2013, ha adoptado e implementado las medidas de índole técnica, jurídica y administrativa necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento indebido o acceso no autorizado.

7. Cumplimiento de la ley de protección de datos

Como es costumbre por el respeto del orden jurídico establecido, FINANCIAL SYSTEMS COMPANY SAS, está comprometida en acatar en toda su extensión la Ley de protección de datos y garantiza que su titular tenga la oportunidad de conocerla, actualizarla y solicitar la supresión de sus datos, cuando esto sea procedente, y a través de los medios necesarios.

8. Almacenamiento de sus datos

FINANCIAL SYSTEMS COMPANY SAS, solicita los datos necesarios para la prestación de los servicios e interacción con sus clientes, así como aquella requerida por el gobierno para el proceso de facturación y pago. En algunos casos, puede solicitar información adicional y sensible la cual es de libre y voluntaria entrega por parte del titular del dato.
Una vez suministrados sus datos, de manera voluntaria y libre los mismos son almacenados en la base de datos pertinente.

Sólo personal autorizado que ha firmado acuerdos de confidencialidad de la información, puede acceder a él y por tanto a los datos de nuestros clientes y/o usuarios.

9. Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos

FINANCIAL SYSTEMS COMPANY SAS, se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.

10. Revelación de la información

El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos, declara conocer que FINANCIAL SYSTEMS COMPANY SAS, puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.

11. Atención de consultas y reclamos

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, puede comunicarse a través de cualquiera de los canales de Atención al Cliente que FINANCIAL SYSTEMS COMPANY SAS, tiene dispuestos y se atenderán en los tiempos establecidos por la Ley 1581.

Atentamente,
FINANCIAL SYSTEMS COMPANY SAS
Maria Jimena Mujica Cuellar
Representante Legal